Sebuah cuplikan dari diskusi saya disebuah milis. Semoga bermanfaat.

Hm, topik tentang VoIP memang menarik, selain karena teknologi-nya yang dari hari kehari semakin berkembang, juga karena ketersediaan layanan dari bermacam vendor yang semakin beragam, baik dari sisi fitur maupun harga. VoIP dinegeri ini menjadi sedemikian populer memang, apalagi dengan semakin gencar-nya, evangelisasi yang dilakukan oleh tokoh-tokoh pejuang kita seperti Wak Haji (baca: Pak Onno W. Purbo), dkk.

Bila kita bicara mengenai layanan VoIP atau komunikasi dari perspektif organisasi (saya lebih memilih kata organisasi daripada enterprise, perusahaan, atau korporasi), maka tidak lepas dari kebutuhan dari organisasi itu sendiri. Dimana dari sekian banyak-nya kebutuhan yang ada, kemampuan organisasi untuk membantu BDM (Business Decision Maker) dalam mengambil keputusan adalah sebuah hal yang patut (kalau tidak mau dikatakan wajib).

Dengan menerapkan VoIP pada organisasi yang mereka pimpin, BDM dan TDM berharap mereka akan dapat menekan ongkos komunikasi. Yang kalau ditilik secara lebih detail, tidak jarang memiliki nominal yang signifikan dari keselurahan biaya operasional organisasi tersebut. Disamping itu, mereka juga berharap bahwa investasi (bukan hanya uang, melainkan waktu) yang mereka keluarkan untuk penerapan solusi komunikasi tersebut, sebanding dengan hasil-nya.

Namun, banyak BDM dan TDM yang tidak aware, bahwa kalau kita bicara komunikasi, maka kita tidak hanya bicara VoIP (baca: suara). Melainkan juga ada komponen video, presesensi, data dan keamanan. Nah, apakah dengan solusi VoIP yang sudah tersaji dimeja kerja Anda itu, sudah memiliki kemampuan-kemampuan tersebut? Yang secara simultan dan akurat dapat membantu aktifitas organisasi secara komprehensif? Atau keren-nya sekarang disebut sebagai Kolaborasi.

Atau urusan data, sudah teramat sangat cukup ditangangi dengan solusi FTP dan email saja? Kalau memang, titik berat-nya hanya pada VoIP, maka it’s OK kalau Anda hanya mempertimbangkan solusi VoIP saja.

Namun, apabila organisasi Anda adalah sebuah organisasi yang memiliki perkembangan secara pesat dalam waktu yang akan datang, maka sebaiknya Anda tidak hanya berkonsentrasi pada sisi VoIP-nya saja. Ada baik-nya juga Anda memperhitungkan dan mempertimbangkan sisi kolaborasi-nya juga. Terlebih apabila organisasi Anda, juga memiliki relasi dengan organisasi eksternal yang menempatkan kolaborasi sebagai cara utama mereka untuk berkomunikasi dan bekerjasama dengan organisasi relasi-nya, atau dikenal juga dengan B2B (Business to Business).

Apabila B2B adalah metode yang dipilih oleh relasi organisasi Anda, maka sudah pasti, komunikasi tidak hanya bicara VoIP melainkan sudah pada tataran Kolaborasi. Belum lagi kalau organisasi Anda, adalah sebuah organisasi yang sudah atau berencana mengadopsi acuan-acuan kendali mutu seperti ISO, SOX, etc.

Bagi BDM, kemampuan untuk bisa berkolaborasi yang terdapat pada organisasi yang mereka pimpin akan membantu aktifitas operasional organisasi tersebut. Mengapa? Karena, kolaborasi tidak hanya bicara VoIP, melainkan paket komunikasi secara menyeluruh. Terlebih bagi rekan-rekan yang sekarang bekerja diorganisasi manufacturing seperti yang ada di KEPRI atau barangkali segmentasi industri lainnya, dimana BDM harus tetap diupdate secara harian mengenai progress produksi dari setiap instalasi yang mereka tangani (dari mulai production-floor sampai dengan surat jalan ke pelabuhan).

Belum lagi kalau kita bicara keamanan data, barangkali diantara rekan-rekan ada yang organisasi-nya merupakan R&D unit, dimana design menjadi salah satu komponen dan aset vital yang tidak boleh bocor kepada pihak lain. Apakah dengan VoIP sudah cukup menangani hal tersebut?

Sekedar referensi saja, barangkali diantara rekans sekalian, ada yang familiar dengan Gartner, yaitu sebuah lembaga konsultasi dan riset yang dipercaya oleh organisasi-organisasi raksasa yang profit oriented. Dalam salah satu penelitian/survey yang mereka lakukan, berikut beberapa hal yang menjadi concern utama bagi para pengambil keputusan (baca: CEO), yaitu:

Gartner analysts looked at various surveys about CEO business concerns… and then made recommendations about how CIO’s can respond. Here are the highlights:

CEO concern: In many countries, business confidence is weakening; strategies might have to change quickly.
IT action: Prepare for strategy shifts by building flexibility into IT portfolios.

CEO concern: Senior executives are suffering from information overload.
IT action: Provide productivity tools to senior execs (and help them deal with all of that e-mail!).

CEO concern: Many CEOs see IT as both an opportunity and an obstacle when looking to introduce or exploit disruptive change.
IT action: Explicitly link technology projects to key business pain points and opportunities. Focus on exploiting information. Assist the CEO in making strategic changes.

CEO concern: Mergers and acquisitions are back.
IT action: Make the enterprise architecture modular so that mergers and acquisitions are easier to do.

CEO concern: The return-on-assets (ROA) metric is gaining ground.
IT action: Make ROA a metric for testing IT investments. Focus on investments that will lead to long-term staff reductions and quality improvements. Look for investments that will yield a tenfold improvement in
the target metric in the long term.

CEO concern: Regulation is getting more pervasive.
IT action: Create an early-warning “regulatory radar scope” (dashboard) to help managers anticipate and manage regulatory compliance.

Dari mulai poin nomor 1, 2, 3, 5 dan 6 dapat kita simak, bahwa kolaborasi menjadi hal yang bisa membantu mereka dalam mengambil keputusan. Mengambil keputusan tidak hanya bicara VoIP bukan? Melainkan juga, bagaimana kita sebagai ITPro membantu para BDM dapat mengambil keputusan dengan tepat dan akurat dengan solusi yang kita terapkan pada organisasi dimana kita bekerja.

Karena dalam ber-VoIP atau apapun istilah-nya, ada beberapa hal yang harus Anda pertimbangkan, diantara-nya adalah:

• spam, malicious action
• investasi perangkat keras
• investasi perangkat lunak
• investasi waktu bagi administrator bila ada masalah
• investasi waktu bagi user untuk mempelajari penggunaan-nya
• ketersediaan layanan pra-instalasi dan paska-instalasi secara professional dan kompehensif
• integrasi layanan VoIP dengan aplikasi kantor, sehingga tidak terjadi penumpukan perangkat kerja yang harus digunakan

Bottom line, kalau boleh, saya sekedar saran saja, ada baiknya melihat komunikasi enterprise tidak hanya pada komponen VoIP-nya saja, melainkan paket komunikasi secara keseluruhan, yang didalam-nya terdapat:

• VoIP
• Video
• Data
• Secure/Control

Nah, apakah solusi yang ada dalam benak organisasi Anda sudah mencakup ke-4 komponen penting tersebut? Atau Anda dan organisasi Anda lebih memilih solusi yang terpisah satu dengan yang lainnya. Choose is on your fingertips dan silahkan diamati secara lebih seksama.

Dan sebagai bahan pertimbangan bagi Anda yang akan menerapkan convergence-communication, berikut ada beberapa link yang kira-nya dapat membantu Anda:

http://news.zdnet.com/2422-13569_22-154071.html
http://blogs.zdnet.com/ip-telephony/?p=291
http://www.amazon.com/s?ie=UTF8&keywords=Software-Based%20Communications&index=blended&page=1
http://www.microsoft.com/australia/smallbusiness/products/sbs/casestudy/anthem_software.mspx http://www.microsoft.com/uc/default.mspx
http://www.microsoft.com/casestudies/casestudy.aspx?casestudyid=4000001324