Pada tanggal 9 April 2009 yang lalu, Indonesia baru saja melangsungkan pesta demokrasi. Ya, sebuah pesta, karena pada saat itulah warga negara Indonesia menunaikan hak-nya untuk menentukan dan memilih siapa yang pantas menjadi wakil rakyat dan duduk di DPR/MPR Republik Indonesia.

Layaknya sebuah pesta yang selalu ramai ketika pesta itu belum dilangsungkan. Undangan disebar kepada mereka yang akan diundang, untuk menghadiri pesta itu. Demikian pula, ketika pesta itu berlangsung, sang empunya acara (baca pelaksana) tentu akan berusaha sekuatnya untuk menyelenggarakan pesta tersebut semeriah dan seramai mungkin.

Dan seperti kegiatan lainnya, setelah pesta itu selesai, pasti akan tertinggal seribu satu cerita. Ada saja tamu undangan yang merasa puas atas penyelenggaraan pesta tersebut, namun tidak jarang pula ada yang merasa kecewa atau bahkan sama sekali tidak menikmati pesta itu, bahkan mungkin merasa dirugikan.

Reaksi puas dan tidak puas pada analogi sebuah pesta adalah reaksi dan respon yang sangat wajar. Dan apabila kita lihat dari sisi positif-nya, reaksi-reaksi tersebut merupakan masukan yang sangat baik bagi sang penyelenggara pesta untuk dapat meningkatkan kualitas pesta yang mereka akan adakan dikemudian hari.

Demikian pula Pesta Demokrasi Indonesia, setelah selesai, pesta tersebut meninggalkan banyak kesan bagi warga negara ini. Reaksinya pun bermacam dan pada umumnya reaksi yang menggambarkan kekecewaan atas hasilnya pesta demokrasi tersebut.

Tentu saja, yang menjadi tumpuan kekecewaan adalah sang penyelenggara pesta tersebut, dalam hal ini adalah Komisi Pemilihan Umum (KPU). Ada yang kecewa karena tidak bisa menunaikan haknya dalam memberikan suara, ada yang kecewa karena ternyata perolehan suaranya tidak seperti yang diharapkan, dll.

Ada apakah gerangan? Sehingga banyak sekali yang kecewa?

Tulisan ini bukan bermaksud untuk menginvestigasi sebab dan asal muasal dari kekeliruan dan kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam pelaksanaan pesta demokrasi ini, melainkan ditujukan sebagai telahaan bebas atas kekeliruan dan masalah yang terjadi. Karena untuk investigasi, penyelidikan, dan lain-lain, diperlukan telahaan secara lebih mendalam lagi yang melibatkan tidak hanya KPU sendiri, melainkan semua pihak yang terlibat didalamnya.

TI, Manajemen Proyek dan Pemilu

Dari sekian banyak masalah pada PEMILU yang terungkap dimedia massa negeri ini, masalah yang paling signifikan dan menjadi sorotan banyak pihak adalah mengenai pehitungan suara. Mulai dari masalah DPT (Daftar Pemilih Tetap) sampai dengan masalah perhitungan suara TPS, dipelosok daerah negeri ini sampai dengan perhitungan suara yang ada di Jakarta.

Metode komputerisasi (TI) yang diterapkan dan digunakan oleh KPU demi mendapatkan hasil seakurat dan secepat mungkin, nampaknya juga tidak terlalu membantu. Hal ini dapat kita simak dari banyaknya keluhan atas kelambatan situs internet http://tnp.kpu.go.id yang dikelola oleh KPU dalam menyajikan data perhitungan kepada khalayak umum.

• Apakah benar, bahwa sistem komputerisasi yang digunakan oleh KPU tidak handal?
• Apakah benar, bahwa sistem komputerisasi tidak benar-benar siap untuk digunakan oleh KPU untuk mendukung pelaksanaan PEMILU?

Hal tersebut tentu tidak dapat dijawab dengan mudah dan sederhana. Karena banyak aspek dan hal yang melatarbelakangi mengapa pertanyaan-pertanyaan seperti itu muncul. Banyak hal pula yang membuat sistem komputerisasi KPU tidak ‘matang’.
Secara pribadi, saya yakin sekali, bahwa kawan-kawan pelaksana gugus tugas Teknologi Informasi di KPU sudah berupaya yang terbaik yang mereka bisa lakukan. Dengan segala kerumitan, tekanan publik, tekanan agar harus akurat dan cepat, dll, mereka dengan caranya tersebut telah melakukan tugasnya. Walaupun hasilnya masih belum memuaskan banyak pihak.

Saya sendiri tidak pernah terlibat dalam bentuk apapun di KPU, tapi ada beberapa kawan saya yang benar-benar berperan aktif pada pelaksanaan PEMILU tahun 2004 yang lalu. Dari kawan-kawan itu, saya lumayan mendapatkan pencerahan bagaimana sebenarnya mekanisme KPU dalam menangani pekerjaan-pekerjaan yang berkaitan dengan persiapan PEMILU.

Ketika itu, TI mulai benar-benar dipandang sebagai sebuah komponen yang penting dalam pelaksanaan PEMILU. Pada PEMILU tahun 2004, dapat kita perhatikan peran TI yang sangat signifikan. Walaupun tetap ada kekurangan disana dan disini, fungsi TI pada PEMILU 2004 secara keseluruhan dapat dikategorikan berhasil.

Ketika kita bicara TI, maka sebenarnya kita bicara mengenai beberapa sub-bidang keilmuan lagi didalam. Dalam TI ada unsur Infrastruktur (jaringan fisik, jaringan telekomunikasi dan data, perangkat keras dan perangkat lunak), Development (pengembangan perangkat lunak), serta Manajemen.

Ketiga hal penting tersebut, saling terkait satu dengan yang lainnya. Sehingga tidak ada alasan untuk tidak melibatkan ketiga hal tersebut ketika kita bicara mengenai pekerjaan TI sebesar, sepenting dan sekhusus pekerjaan TI untuk PEMILU.

Manajemen yang dimaksud diatas adalah Manajemen Proyek. Pelaksanaan mulai dari persiapan hingga eksekusi adalah merupakan satu kesatuan dalam Manajemen Proyek. Mengapa demikian? Karena sifat PEMILU yang sementara dan hanya dilangsungkan dalam kurun waktu 5 tahun sekali.

Proyek yang sejatinya dapat berarti sebuah pekerjaan yang sementara untuk mencapai/membuat produk dan/atau jasa tentu harus dikelola (baca: manajemen). Dan layaknya manajemen, banyak hal yang terlibat didalamnya. Dalam kata lain Manajemen Proyek adalah sebuah usaha untuk merangkum segala hal yang diperlukan dalam kurun waktu tertentu untuk mencapai tujuan dari proyek tersebut.

Hal-hal yang terlibat didalam Manajemen Proyek itu antara lain adalah:

• Durasi (Time Frame)
• Tenaga Kerja (Work Force)
• Tugas Pekerjaan (Task)
• Resiko (Risk)
• Portfolio
• Kolaborasi (Collaboration)

Apabila kita menggunakan unsur-unsur tersebut sebagai patokan, dan kita perhatikan kondisi, situasi serta perkembangan yang terjadi, maka apakah persiapan serta pelaksanaan TI pada PEMILU 2009 sudah benar secara pengelolaan manajemen proyeknya?

Mari kita simak dokumen Grand Design Sistem Informasi Komisi Pemilihan Umum (KPU) – Buku II: Manajemen Pengembangan GDSI KPU Komisi Pemilihan Umum.

Pada dokumen tersebut terdapat beberapa hal berkaitan dengan Manajemen Proyek, yaitu:

• 2.2.4 PENENTUAN PORTOFOLIO APLIKASI halaman 5
• 4 MANAJEMEN PROYEK halaman 10

Pada dokumen tersebut, sudah tercantum dengan sangat jelas rencana kerja KPU secara keseluruhan. Mulai dari perencanaan ini sehingga eksekusi juga sudah tecantum dalam dokumentasi tersebut.

Lantas mengapa pelaksanaan PEMILU yang lalu tidak menunjukan dilaksanakannya kaidah-kaidah majemen proyek tersebut. Apakah SOP (Standard Operation Procedure) dan tahapan-tahapan yang disarankan oleh standarisasi manajemen proyek yang secara umum disepakati oleh PMI (Project Management Institute) juga telah dilaksanakan atau tidak?

Mungkin karena sifatnya yang baru merupakan acuan (draft), saya tidak menemukan jadwal yang jelas dalam dokumen GDSI yang saya dapatkan. Sehingga saya tidak dapat melakukan penelaahan secara sederhana dari durasi perencanaan sampai ke tahap pelaksanaan.

Enterprise Project Management Solution

SOP yang baik dan benar sangat diperlukan, namun hal tersebut tidak akan berarti banyak apabila tidak disertai dengan teknologi yang dapat membantu menerapkan SOP. Teknologi yang benar-benar dapat mengakomodasi kaidah-kaidah manajemen proyek secara komprehensif. Dipasaran sekarang ini, banyak sekali teknologi yang dapat dipilih. Salah satunya adalah Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM).

Microsoft EPM adalah sebuah solusi yang oleh banyak kalangan menjadi sebuah solusi yang tepat. Tidak hanya karena kemampuan-nya dalam mengakomodasi kaidah-kaidah manajemen proyek, melainkan juga karena dari sisi biaya, solusi EPM dari Microsoft ini sangat affordable dan juga sangat tepat bagi para pengguna komputer yang tidak disertai dengan keahlian TI yang terlalu canggih.

Mengapa demikian? Karena solusi EPM dari Microsoft memanfaatkan kebiasaan para pengguna komputer yang sudah terbiasa dengan tampila dan cara kerja Microsoft Office System, seperti: Microsoft Office Excel, Microsoft Office Word, Microsoft Office Outlook, dll.

Intergasi inilah yang membantu implementasi solusi EPM dari Microsoft relatif lebih cepat dan ringan dari sisi investasi. Tidak hanya investasi dana, melainkan juga waktu. Karena para pengguna solusi EPM dari Microsoft ini tidak harus belajar lagi menggunakan aplikasi baru yang sebelumnya tidak pernah mereka gunakan/kenal. Diharapkan dengan hal ini, implementasi serta pemanfaatan teknologi serta solusi EPM dari Microsoft dapat benar-benar membantu organisasi dalam hal ini mungkin saja KPU dalam rangka melakukan manajemen proyek PEMILU.

Solusi EPM dari Microsoft tentu bukan satu-satunya solusi EPM yang dapat bermanfaat bagi pelaksanaan PEMILU, diluar sana barangkali ada solusi yang sejenis. Namun karena saya hanya mengerti persis solusi EPM dari Microsoft, maka hal tersebut yang saya cantumkan disini.

Akhir kata mari kita berharap agar pelaksanaan Pemilihan Presiden pada bulan Juli 2009 nanti dapat benar-benar berjalan sesuai dengan SOP KPU untuk meminimalisir kesalahan serta kesimpang-siuran perhitungan suara lagi. Dan GDSI yang telah dirancang oleh KPU dapat benar-benar berfungsi dengan baik demi lancarnya roda demokrasi dinegeri ini.

Semoga.