*Artikel berikut dimuat dimajalah The Pinnacle edisi bulan April 2009.

Dapat Anda bayangkan atau mungkin Anda pernah mengalami sebuah situasi dimana Anda dan/atau pelanggan setia Anda mengalami masalah berkaitan dengan budgeting, resources management, task management dan portfolio management dalam pengelolaan dan manajemen proyek yang sedang berjalan. Dan Anda harus mampu mengambil keputusan dengan cepat, tepat dan akurat berkaitan dengan kelangsungan proyek tersebut. Karena proyek yang sedang berjalan itu memiliki dampak langsung kepada kinerja bisnis Anda dan/atau pelanggan Anda.

 

Bagi banyak organisasi bisnis, proyek diperlakukan sebagai sebuah investasi. Hal tersebut dikarenakan, sebuah proyek melibatkan banyak pihak, baik yang berasal dari internal organisasi (karyawan, pendanaan, waktu) maupun yang berasal dari eksternal organisasi (vendor, dll) yang merupakan aset dari organisasi itu.

 

Dalam kondisis krisis seperti sekarang ini, banyak organisasi menyadari akan betapa pentingnya kemampuan untuk dapat secara pro-aktif melakukan pengawasan dan manajemen atas investasi-investasi strategis (dalam bentuk proyek) yang mereka miliki, sebagai sebuah portfolio, dalam rangka meningkatkan dan mencapai hasil yang lebih baik atas investasi yang mereka lakukan.

 

Enterprise Project Management – Current Condition

Pada perusahaan yang memiliki banyak proyek dan yang sedang giat dalam melakukan investasi secara simultan, tidak jarang kita dapati perusahaan tersebut beserta karyawan yang terlibat dalam kegiatan tersebut dihadapkan kepada sebuah kondisi sumber pendanaan (financial resources ) yang terbatas dan manajemen waktu yang kompleks (complex time management).

 

Saat ini masih banyak organisasi yang menggunakan pendekatan “ First-Come, First-Served” sehingga dimulai atau tidaknya sebuah investasi, dilakukan berdasarkan siapa yang cepat dan/atau sekuat apa kekuasaan/wewenang dari inisiator investasi tersebut. Hal semacam itu tentu saja tidak sehat. Karena dijalankan-nya sebuah investasi (proyek) tidak didasarkan dari penelaahaan yang akurat dari manfaat (value) dari investasi (proyek) yang bersangkutan.

 

Sebagaimana yang sudah diungkapkan diatas, mekanisme “First-Come, First-Served” dalam pengelolaan investasi (proyek) dapat membatasi sebuah organisasi untuk dapat:

– Melakukan evaluasi terhadap proyek yang bersangkutan

– Menentukan prioritas atas proyek mana yang sebaiknya didahulukan

– Memilih proyek-proyek mana saja yang relevan dengan rencana bisnis organisasi secara global

– Mengelola proyek-proyek yang sedang berjalan

– Melakukan evaluasi terhadap proyek-proyek yang telah dilakukan, yang sedang dilaksanakan atau yang akan dilaksanakan

 

Menurut beberapa riset yang dilakukan oleh beberapa lembaga independen seperti Gartner, ketidakmampuan sebuah organisasi dalam melakukan hal-hal tersebut diatas, berdampak terhadap kinerja bisnis organisasi yang bersangkutan secara signifikan, seperti:

 

Sekitar 84% organisasi, tidak melakukan study kelayakan terlebih dahulu sebelum mengeksekusi rencana proyek yang mereka miliki.

 

Sekitar 89% organisasi yang memiliki proyek-proyek dalam lingkungan bisnisnya, tidak memiliki data yang akurat dan tidak memiliki ukuran kerja yang pasti atas proyek-proyek yang mereka jalankan, selain metrics yang mereka miliki secara finansial.

 

84% dari organisasi tersebut tidak dapat melakukan penyesuaian atas budget lebih dari satu atau dua kali dalam satu tahun¹.

 

Lebih jauh lagi, sekitar 66% beberapa proyek IT yang berskala besar gagal untuk mencapai target yang sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan, mengalami keterlamatan dan/atau melebihi budget yang telah ditentukan[1].

 

Enterprise Project Management – The Solution

Untuk mengatasi beberapa hal diatas tersebut, para pengambil keputusan memilih untuk menggunakan metode Portfolio Management pada Enterprise Project Management agar mereka dapat secara efektif melakukan evaluasi terhadap proyek-proyek yang mereka miliki, ketimbang menganalisa proyek-proyek tersebut secara terpisah.

 

Pemanfaatan Portfolio Management dapat disimak dari 2 dimensi:

 

– Dengan Portfolio sebuah organisasi memiliki kemampuan untuk memilih proyek dengan potensi paling strategis (Portfolio Management).

 

– Dengan Portfolio sebuah organisasi dapat secara efektif meng-eksekusi proyek yang mereka miliki sehingga organisasi itu benar-benar bisa mendapatkan Business Value yang optimal (Project Management).

 

Pada gambar 1, dapat Anda simak, bahwa terlalu memfokuskan perhatian pada pemilihan proyek (A) atau terlalu fokus pada eksekusi proyek (B) akan membuat sumber daya yang dimiliki tidak optimal dalam pemanfaatan-nya serta menurunkan business value secara keseluruhan terhadap portfolio yang mereka miliki.

 

Gambar 1 menunjukan, bahwa dengan meng-optimalkan kedua-nya (C = Portfolio Management) dapat membantu organisasi untuk dapat melakukan identifikasi dan memaksimalkan business value yang dimiliki.

 

Portfolio Management dalam kaitan-nya dengan Enterprise Project Management memberikan organisasi beberapa keuntungan secara kuantitatif dan kualitatif, sebagaimana yang tercantum di CIO Magazine²:

 

· Fairer decisions about funding. Project approval dan manajemen proyek yang sedang berlangsung dilakukan berdasarkan pertimbangan yang komprehensif, sehingga organisasi benar-benar mendapatkan keuntungan dari proyek yang dilaksanakan dan bukan berdasar besarnya wewenang dari yang mengajukan proyek.

 

· Better communication between IS and business leaders. Portfolio management membantu tim TI dan business leaders untuk dapat berkomunikasi dengan baik berkaitan dengan proyek-proyek yang mereka miliki, karena keduanya menggunakan platform dan bahasa.

 

· Greater understanding and cooperation over funding allocation. Semua pihak yang terlibat dalam sebuah proyek dapat dengan jelas memantau perputaran pendanaan yang ada dan alasan-nya.

 

· Greater business accountability for investments. Portfolio management dapat digunakan untuk menentukan siapa pihak yang paling bertanggung-jawab dalam pelaksanaan sebuah proyek.

 

· More efficient use of human resources. Pengalokasian sumber daya staf IT dan para manager-nya dapat dilakukan secara lebih jelas dan tepat.

 

· Fewer redundant and overlapping projects. Portfolio dapat membantu organisasi untuk membuat redundancy plan dan menghindari proyek-proyek yang overlapping.

 

Menurut survey yang dilakukan oleh Center for Business Practices’ dari 54 responden (senior level) yang merupakan para praktisi Project Portfolio pada organisasi mereka masing-masing, memberi respon sebagai berikut:   • 70.4% setuju atau sangat setuju bahwa "Proyek-proyek yang kami miliki sekarang lebih terarah dan sejalan dengan strategi bisnis organisasi mereka" • 57.4% setuju atau sangat setuju bahwa “Kami bekerja pada proyek yang tepat” • 46.3% setuju atau sangat setuju bahwa “Pembelanjaan proyek kami sudah dilakukan sesuai dengan kebutuhan” • 42.6% setuju atau sangat setuju bahwa “PPM telah membantu kami untuk meningkatkan penghemetan anggaran belanja"   “Project Portfolio Management Maturity: A Benchmark of Current Business Practices,” Center for Business Practices, edited by James S. Pennypacker, 2005

 

Untuk dapat membantu business users melakukan manajemen proyek dan portfolio secara lebih efektif dalam organisasi bisnis mereka, Microsoft telah membangun sebuah solusi yang disebut Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM).

 

Sesuai dengan namanya, Microsoft Office Enterprise Project Management (EPM) adalah merupakan kombinasi terpadu dan integrasi beberapa fitur dan kemampuan dari beberapa produk sistem Microsoft Office, yaitu:

 

· Microsoft Office Project Professional

· Microsoft Office Project Server

· Microsoft Office Project Portfolio Server

· Microsoft Office Visio

· Microsoft Office SharePoint Server

 

Microsoft EPM Solution menyediakan perangkat dan informasi yang tepat bagi para project managers berkaitan dengan portfolio dari proyek-proyek yang mereka miliki, sehingga mereka benar-benar dapat memaksimalkan ROI (Return On Investment) mereka, sejak pembuatan portfolio sebuah proyek sampai tahap evaluasi dan pemilihan proyek mana yang akan dieksekusi, informasi yang rinci dan lengkap berkaitan dengan sumber daya yang akan terlibat pada sebuah proyek, sampai dengan project management itu sendiri dan penentuan/pemilihan strategi.

 

Solusi Enterprise Project Management dari Microsoft memiliki 4 fungsi utama, yaitu:

 

 

Portfolio Management

Sebagaimana yang disampaikan diawal, Microsoft EPM memberikan kemampuan kepada sebuah organisasi untuk memiliki portfolio atas proyek-proyek yang mereka miliki.

 

Work Management

Microsoft EPM membantu organisasi untuk dapat mengatur pelaksanaan pekerjaan pada sebuah proyek dengan lebih transparan, efisien serta lebih tepat.

 

Resources Management

Microsoft EPM membantu organisasi untuk dapat dengan tepat mengatur dan mengalokasikan sumber daya manusia yang tepat untuk setiap pekerjaan yang diperlukan dalam pelaksanaan sebuah proyek.

 

Team Collaboration

Karena Microsoft EPM menggunakan platform yang sama dengan solusi Microsoft lainnya, maka pemanfaatan Microsoft EPM juga dapat memberikan para pengguna-nya kemampuan untuk dapat berkolaborasi antara satu dengan yang lainnya dan juga memanfaatkan produk-produk Microsoft yang sudah mereka miliki, seperti: Microsoft Visio, Microsoft InfoPath, Microsoft Office, dll, sebagaimana layaknya solusi Microsoft Unified Communication.

 

Berikut ini adalah arsitektur dari Microsoft EPM:

 

 

Berikut adalah beberapa tautan yang berkaitan dengan Microsoft EPM:

http://www.microsoft.com/epm

http://www.epmconnect.com

http://www.easierwithproject.com

http://www.msepmu.com

http://wss-id.org/files

http://www.mugi.or.id

 

Ten Ways in Which the Microsoft EPM Solution Can Save You Money

Benefit	How the Microsoft EPM Solution Can Save You Money
1. Reduce redundant work	Microsoft EPM membantu organisasi untuk dapat menghindari dan menghentikan proyek-proyek yang memiliki tujuan, muatan yang sama sehingga tidak terjadi pemborosan sumber daya (manusia dan dana).
2. Reduce schedule slips and cost overruns	Microsoft EPM membantu organisasi untuk memiliki sistem pelaporan-pelaporan berkaitan dengan jadwal, resources requirement, cost dashboard, trend graphs dan laporan lainnya berkaitan dengan business intelligence yang membantu untuk mendapatkan informasi terakhir dan akurat mengenai proyek-proyek yang mereka miliki.
3. Eliminate nonperforming projects	Microsoft EPM memberikan informasi tentang status terakhir dari proyek-proyek yang underperform yang dapat membantu para pengambil keputusan untuk melakukan identifikasi dan membatalkan proyek-proyek yang menurut analisa akan mengalami kegagalan sebelum organisasi tersebut terlanjur mengeluarkan dana untuk proyek-proyek tersebut.
4. Maximize staff levels	Microsoft EPM membantu ogranisasi untuk mendapatkan informasi yang komprehensif mengenai ketersediaan sumber daya yang diperlukan dan juga memberikan gambaran menganai apa saja yang telah dilakukan oleh sumber daya manusia yang terlibat dalam proyek-proyek dimana mereka bertugas. Dengan hal ini, manajemen dapat melakukan penugasan kepada sumber daya manusia yang ada secara tepat sesuai dengan tingkat kemahiran dan ketersediaan waktu-nya masing-masing.
5. Prioritize work by financial return	Microsoft EPM membantu organisasi untuk memiliki kemampuan untuk melakukan evaluasi dan memberikan peringkat terhadap proyek-proyek yang ada sesuai dengan manfaat-nya bagi organisasi. Penerapan proses bisnis yang konsisten, membantu organisasi juga untuk dapat menentukan dan menyetujui hanya proyek-proyek mana saja yang menguntungkan bagi organisasi.
6. Create financial accountability	Microsoft EPM memiliki kemampuan untuk berintegrasi sistem ERP yang ada dipasar saat ini, sehingga membantu PMO (Project Management Office) untuk dapat membuat perkiraan dan pelaporan keuangan secara lengkap dan akurat.
7. Increase productivity	Microsoft EPM menyediakan satu repository sentral untuk semua proyek dalam sebuah organisasi. Sehingga membantu team member yang terlibat dalam proyek-proyek yang ada dalam mengurangi waktu mereka untuk mencari informasi yang terkait dengan proyek yang mereka kerjakan.
8. Make staff and management accountable for time and dollar spent	Sebagai sebuah solusi yang "one version of the truth," Microsoft EPM membantu organisasi untuk mampu mengukur kinerja staff-nya secara perorangan, departemen dan organisasi secara keseluruhan.
9. Maximize revenue	Microsoft EPM membantu organisasi untuk menyederhanakan tahapan dalam product development dan services management, sehingga membantu untuk mempersingkat waktu yang diperlukan untuk masuk ke pasar dan juga membantu untuk memaksimalkan potensi keuntungan yang dapat diperoleh.
10. Minimize risks and issues	Microsoft EPM menyediakan visibilatas secara terpusat dan peringatan dini ketika situasi bisnis diluar batasan yang dapat ditolerir oleh organisasi. Dengan memiliki kemampuan untuk melakukan perbaikan secara tepat, cepat dan akurat dapat membantu untuk menghindari kegagalan atas sebuah proyek yang penting dan signifikan bagi organisasi.

 

---

[1] http://www.gartner.com/it/products/consulting/critical_program_mgmt.jsp