Pada sekitar medio bulan Maret tahun 2014 yang lalu, saya bersama dengan beberapa kawan dari KOMPASTV (Bima Prasena dan Iqbal Alaik) sempat berdikusi dengan Bang Eddy Hasby (fotografer senior KOMPAS dan sempat menjadi menjadi redaktur foto harian KOMPAS periode 2005 – 2010).

Diskusi santai yang kami lakukan di kawasan Bentara Budaya Jakarta itu seputar kegiatan fotografi. Dan sebagai seorang fotografer senior, Bang Eddy berbagi beragam pengalaman beliau sejak pertama kali menjadi seorang fotografer hingga saat ini.

Banyak hal yang bisa saya cermati serta pelajari dari Bang Eddy, salah satunya adalah mengenai manajemen fotografi. Sebagai seorang redaktur foto, beliau tentu harus berhadapan dengan foto yang dihasilkan oleh para pewarta foto sebagai materi berita. Dan tentu saja foto yang harus beliau kelola bersama dengan tim redaksi foto KOMPAS jumlahnya tidak sedikit.

Bahkan, kalau saya tidak salah ingat, bang Eddy mengatakan bahwa saat ini (ketika itu) KOMPAS telah berhasil melakukan digitalisasi terhadap 5 juta foto yang dihasilkan oleh para pewarta foto KOMPAS sejak harian tersebut didirikan. Hal tersebut tentu saja bukan sebuah usaha yang mudah untuk dilakukan, banyak tantangan serta kendala yang dihadapi.

Beliau menyampaikan bahwa saat ini, dengan perkembangan teknologi yang semakin canggih, ada hal yang terlupakan dalam proses pembelajaran para fotografer muda. Yaitu salah satunya adalah manajemen fotografi.

Artikel ini saya buat untuk merangkum hasil diskusi tersebut, yang semoga dapat bermanfaat bagi Anda. Terutama bagi Anda yang menekuni kegiatan fotografi, sebagai hobby atau professional.

Pemahaman Manajemen

Sebelum lebih jauh, ada baiknya kita mulai dengan pemahaman mengenai apa itu manajemen.

Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai rangkaian kegiatan-kegiatan yang didalamnya melibatkan proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, serta pengawasan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien.Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.

Sama seperti fotografi, pemahaman atau penjelasan mengenai manajemen belum memiliki definisi yang bersifat mapan dan serta diterima secara universal. Sehingga penjelasan diatas, bisa saja tidak sesuai dengan deskripsi atau penjelasan menurut versi Anda.

Tetapi secara garis besar, manajemen dapat disimpulkan sesuai dengan penjelasan diatas.

Manajemen Fotografi

Berkaca dari pengalaman bang Eddy serta tim redaksi foto KOMPAS, tentu apabila tidak diterapkan manajemen fotografi yang baik, maka dapat dipastikan terjadi kekacauan dalam hal pengarsipan.

Bagi seorang fotografer (analog maupun digital) penerapan konsep manajamen fotografi yang baik, tentu akan sangat bermanfaat. Mungkin sekilas terkesan telampau mengada-ada, tapi apabila fotografi merupakan salah satu aspek penting dalam kehidupan Anda sehari-hari, maka Anda pasti pernah mengalami pengalaman yang tidak menyenangkan akibat kehilangan foto, atau bingung mencari foto yang pernah Anda buat.

Apakah kegiatan fotografi yang Anda lakukan sebagai sebuah hobby atau seorang fotografer yang menggantungkan hidupnya dari fotografi, kemampuan Anda untuk mengelola foto-foto yang telah dibuat akan turut membantu ketenangan Anda dalam berkegiatan.

Sebagai seorang fotografer bagi kalangan industri dan korporasi, tidak jarang saya menemukan klien yang meminta saya untuk mengelola foto-foto yang saya hasilkan dalam setiap penugasan oleh mereka.

Hal tersebut dikarenakan, klien saya tersebut belum memiliki mekanisme manajemen fotografi yang baik atau bisa saja karena keterbatasan regulasi. Karena pada banyak perusahaan-perusahaan besar, biasanya terdapat regulasi yang mengatur dengan ketat aplikasi apa saja yang dapat diinstal serta perangkat apa saja yang dapat dihubungkan dengan perangkat resmi perusahaan tersebut.

Misalkan demikian:

Ada perusahaan yang membatasi akses USB serta DVD-ROM bagi mayoritas komputer dilingkungan perusahaan tersebut. Sehingga ketika sang klien (biasanya dari kalangan HUMAS) ingin mengakses foto-foto yang saya hasilkan, maka klien saya tersebut harus meminta persetujuan dari bagian Teknologi Informasi agar mereka dapat mengakses atau menggunakan USB atau DVD-ROM.

Atau bisa juga, mereka membutuhkan berkas foto dalam format aslinya (RAW), namun karena Adobe Photoshop atau aplikasi fotografi lain bukan merupakan aplikasi resmi di perusahaan tersebut, maka proses permohonan persetujuan bagian Teknologi Informasi dibutuhkan.

Skenario diatas adalah beberapa hal yang sering saya dapati pada setiap penugasan. Sehingga layanan dan jasa untuk menghasilkan foto yang berkualitas serta sesuai dengan kebutuhan sang klien tidaklah cukup.

Metada dalam Manajemen Fotografi

Bagi perusahaan serta organisasi yang kerap membutuhkan dokumentasi visual (foto) dalam setiap kegiatan pelaporan, maka manajemen fotografi yang baik tentu sudah merupakan keharusan.

Saya pernah mendapatkan klien internasional yang sudah memiliki manajemen fotografi yang baik. Mereka menerapkan GIL (Global Image Library) dan GVL (Global Video Library). Konsep yang juga diterapkan oleh para pemain (agensi dan fotografer) bisnis stock photo.

GIL dan GVL biasanya diterapkan oleh perusahaan atau organisasi yang daerah operasinya serta kantor cabang tersebar diberbagai negara. GIL dan GVL mengatur kriteria serta standar dokumentasi visual (foto dan video) yang merupakan standar perusahaan atau organisasi tersebut.

GIL dan GVL mengatur beberapa hal sebagai berikut:

• Metode penamaan file
• Tipe file yang dihasilkan
• Ambience, environment, tone
• Metode pre-production dan post-production

Dari beberapa klien yang saya hadapi juga beranjak dari hasil diskusi bersama dengan bang Eddy Hasby, salah satu unsur penting dalam manajemen fotografi adalah: Metada.

Secara umum Metadata adalah:

Serangkaian data yang menjelaskan serta memberikan informasi mengenai sebuah data lain. Metadata foto membuat data-data dapat diinformasikan melalui sebuah file foto. Informasi-informasi yang dapat dimengerti dengan baik oleh aplikasi komputer, perangkat keras serta kita sebagai penggunanya.

Metadata mulai marak diperbincangkan oleh publik di Indonesia, sejak hal tersebut diangkat oleh KRMT Roy Suryo Notodiprojo. Roy Suryo yang ketika itu kerap menjadi nara sumber pada beberapa kasus “besar” terkait dengan digital forensic di Indonesia, menggunakan informasi metadata yang dia peroleh dari aplikasi seperti ACDSee yang lazim digunakan di Indonesia ketika itu.

Beberapa kaidah yang menentukan sifat Metadata serta wajib dimiliki oleh Metadata foto sebagaimana diatur oleh IPTC adalah sebagai berikut:

• Administratif – Metadata wajib berisi informasi yang menjelaskan mengenai  pembuat foto, waktu pembuatan foto, lokasi pembuatan foto, pemegang hak atas foto dan penjelasan teknis lainnya.
• Deskriptif – Metadata wajib berisi informasi yang menjelaskan mengenai konten visual. Termasuk didalamnya adalah tajuk utama, judul, keterangan serta kata kunci.
• Hak – Metadata wajib berisi informasi yang menjelaskan mengenai hak atas karya cipta, dan hak-hak lain yang mengikat terhadap sebuah karya fotografi. Termasuk didalamnya model dan property rights, serta penjelasan mengenai hak penggunaan foto tersebut.

Dalam bahasa yang mungkin lebih sederhana, Metadata adalah DNA yang terdapat serta melekat pada berkas digital (file) yang kita hasilkan. DNA yang dapat membantu kita untuk menentukan siapa, kapan, dimana dan informasi lain yang melekat pada file tersebut.

Bagi rekan-rekan yang terlibat dalam bisnis stock photo seperti Corbis, Shutter Stock, Getty Images, atau layanan stok foto lain, sebelum seorang kontributor menggunggah foto, maka sang kontributor wajib menyertakan informasi-informasi diatas didalam karya fotonya. Hal itu kemudian yang akan menjadi Metadata tambahan selain Metada yang sejak awal sudah melekat ketika foto itu dibuat.

Ada beragam cara yang dapat dilakukan oleh kita dalam menerapkan manajemen fotografi. Tidak harus selalu sulit, terlebih karena saat ini aplikasi digital semakin mudah kita peroleh. Pada beberapa contoh berikut ini saya menggunakan komputer berbasis sitem operasi Apple Mac OSX, namun hal yang sama dapat pula diterapkan dengan sistem operasi lain.

Tujuan dari penerapan contoh-contoh berikut ini adalah untuk kepentingan indexing atau pencarian terhadap file foto tertentu sesuai dengan kebutuhan saya.

Mengurutkan serta mengatur file berdasar folder.

Metode lain adalah dengan memanfaatkan aplikasi-aplikasi seperti berikut:

• ACDSee
• Adobe Lightroom CC
• Adobe Bridge CC
• AfterShot Pro
• Magix Photo Manager
• MediaShow
• Media Pro 1
• PaintShop Pro X7
• PhotoDirector
• Proxima Photo Manager
• StudioLine Photo Pro

Pada contoh dibawah ini saya menggunakan Adobe Lightroom CC dan Adobe Bridge CC.

Contoh selanjutnya adalah pengelolaan Metadata dengan menggunakan aplikasi Adobe Lightroom CC. Aplikasi yang saat ini banyak digunakan oleh para praktisi fotografi.

Demikian beberapa contoh penerapan serta pengelolaan Metadata yang saya lakukan. Saya sendiri masih terus berupaya untuk dapat semakin baik dalam melakukan manajemen foto, walaupun dibutuhkan waktu, keteraturan serta disiplin dalam menjalankannya.

Dengan menerapkan manajemen fotografi yang baik, juga dapat menjamin dan melindungi segala hak yang melekat kepada Anda sebagai fotografer atau pemilik hak guna karya fotografi. Sehingga apabila terjadi kecurangan yang dilakukan oleh orang lain terhadap karya fotografi yang telah Anda hasilkan, dapat Anda hadapi dengan data serta informasi yang akurat.

Artikel ini sudah pernah saya paparkan dan sajikan pada beberapa workshop fotografi seperti:

• Bandung Photography Month 2014
• ExxonMobil PG&A – Jogja
• Pertamina EP – Jakarta
• SKK MIGAS – Jakarta.

Materi presentasi dapat Anda unduh disini.

Demikian. Semoga bermanfaat.